Medlemskapet – saker eller värden?

Så närmar vi oss februari, den månad som många föreningar inväntar årets första medlemsavgifter. Instruktionen är säkert utskickad eller är påväg till medlemmarna och sedan förväntar vi oss att pengarna ska komma in på föreningens konto. Kassören/registeransvarig förväntas pricka av och lämna en rapport till styrelsen. Antingen blir det jubel för ökningen eller i värsta fall dyster stämning runt bordet, för att antalet ser ut att sjunka.

Har vi tänkt vad det är för budskap vi sänt ut med inbetalningsinstruktionen? Är det något budskap alls eller förväntar vi oss att alla ändå ska veta och tycka det är bra att vara med i vår förening?Vad erbjuder vi medlemmen? Aktiviteterna? Ekonomiskt mervärde i form av rabatter? Några saker man kan ta på? Eller är det något djupare?

Och om nu svaret på frågorna ovan är solklara för oss, är de också det för medlemmarna?

När den här perioden på året infaller är det nog klokt att tillsammans sätta sig ner och fundera på varför vi själva blev medlemmar en gång i tiden. Vad var det som just lockade mig att gå med? Vi bör alla glömma våra funktioner för en stund och förflytta oss till tiden då vi själva fattade beslutet att bli medlemmar. Detta skulle med fördel kunna vara ett diskussionsämne på ert nästa styrelsesammanträde.

Att formulera ett budskap och inspirera folk att gå med i en förening, kräver att man kan sätta på sig deras glasögon. För faktum är att funktionärsrollen i en förening upptar ens skäl så mycket att medlemskapet blir en rutin istället för ett aktivt val som man gör varje år. Och denna rutin har inte den som blir medlem för första gången, så det fantastiska som vi ser med vårt medlemskap är inte lika självklart för den nya medlemmen.

Det hänger på oss att förklara, inspirera och vara inbjudande. Det gäller att berätta men lika mycket om att lyssna. Så att bara skicka ut ett torftigt inbetalningskort och hoppas på det bästa ”frälser” inga nya.

Det fantastiska i vår förening måste helt enkelt förklaras tydligt och enkelt, i text men också i tal när vi möter potentiella medlemmar.

Många undersökningar har gång på gång visat att varannan som går med i en förening gör det för att den blir tillfrågad. Egentligen inget konstigt för så funkar vi människor, vi vill helt enkelt känna oss behövda.

Vissa gillar att göra mackor, andra vill ordna storslagna aktiviteter och en tredje grupp kanske vill driva en fråga för att påverka omgivningen.

Sedan finns också de som vill dra nytta av eventuellt förhandlade rabatter/förmåner eller mer materiella ting. Och just dessa skulle kunna bli inspirerade att förhandla framtidens förmåner som kan komma alla till del.

Vår övertygelse är att människor vill och gärna engagerar sig, det gäller för föreningarna att fånga upp engagemanget.

Och i engagemanget i och för föreningen där man känner sig hemma kan både saker och värden rymmas. Det är i en sådan tillåtande och öppen atmosfär som det unika mervärde som kanske är det viktigaste elementet i medlemskapet skapas, nämligen känslan av samhörighet och gemenskap.


Kallelse – hur korrekt behöver det vara?

Så börjar vi närma oss den tiden då det ska bjudas in till årets första aktivitet och inte sällan brukar det handla om årsmöte eller medlemsmöte.
Ett möte är ju ändå alltid ett möte och här finns det både folk som tycker det ska bli riktigt kul och de som tycker att det hela bara är tråkigt. Och emellan dessa båda läger finns det nyfikna, likgiltiga och även de som bara vill vara med för att träffa sina vänner. Men oavsett vilket skälet till ens deltagande må vara, åligger det föreningen att inbjuda eller som det heter ”kalla” på rätt sätt.
Och vad ”rätt” sätt att kalla är oftast beskrivet i föreningens stadgar.

Medlemmarna ska bjudas in i god tid, man ska få korrekt information om datum/tid/plats och dessutom ska man påminnas om sina demokratiska rättigheter.

Oftast handlar det om att man kan skriva förslag (motioner) till mötet eller kanske nominera folk till de förestående valen.

Allt detta måste framgå av den kallelse/inbjudan som skickas ut och informationen behöver vara tydlig.

Styrelsens utgångspunkt måste alltid vara att medlemmarna vill delta fullt ut och därmed ska ges all korrekt information. Men tro nu inte att en korrekt kallelse per automatik behöver vara en ”tråkig” textmassa. Nej, det går att skriva en möteskallelse på ett roligt sätt och här är det bara vår egen fantasi som kan sätta stopp.

Om man vill komplettera sin mötesaktivitet med lite mer ”roliga” inslag så går det givetvis bra och vi rekommenderar gärna att man försöker med det. Det skulle exempelvis kunna vara ett studiebesök, en intressant föreläsning eller kanske ett uppträdande i samband med mötet. Här är det upp till föreningen att vara påhittig och fixa ett ”dragplåster”. Troligt är då att man får med sig de som eventuellt tycker att möte är tråkigt medan det som är i anslutning är kul. Och vem vet, de kanske omvärderar sin inställning till mötet och återkommer vid nästa tillfälle.

Våra föreningar mår som bäst när interndemokratin fungerar bra. Och första steget i en bra fungerande föreningsdemokrati är den korrekta och lockande kallelsen till mötet.


Början och avslut på samma gång

Så har då år 2018 hunnit bli 14 dagar gammal och vi på Framgången vill önska alla läsare en god fortsättning på det nya året!Nu är det dags för många föreningar att hugga i för att börja förverkliga verksamhetsplaner och mål som man antagit för det nya året. Det kräver fokus och energi, vilket i sig kommer av att man har roligt och känner att man uppnått resultat samtidigt.

Ett enkelt sätt att kunna se resultat är att man bryter ner dem mätbara målen till flera konkreta och över året tidsatta milstolpar, och utifrån dessa gör listor på saker som behöver göras. Allt eftersom man går igenom och prickar av listan ”sätter” man milstolparna och närmar sig målen.

På det sättet har man gjort en enkel och användbar Milstolpeplan, ett konkret och levande verktyg som man har nytta av under hela året.

Utöver planer och framtidsblick innebär ett årsskifte också att man behöver samla ihop föregående års verksamhet och redovisa den i en verksamhetsberättelse.

Det kan för många kännas tråkigt att behöva titta tillbaka och lägga ner tid och kraft på något som redan passerat. Så för många blir verksamhetsberättelsen mer något av ett nödvändigt ont.

Men det man då ska ha i åtanke är att verksamhetsberättelsen är ett viktigt demokratiskt verktyg i händerna på medlemmarna och detta oerhört viktiga verktyg är styrelsen skyldig föreningen.

Verksamhetsberättelsen är förvisso en redogörelse av vad som gjordes förra året och ägs av styrelsen, men en bra verksamhetsberättelse kan också vara grunden i en diskussion som på sikt kan stärka hela föreningen. En bra och ”rättvisande” berättelse över verksamheten berättar inte bara om allt som är gjort, utan den redogör också för sakerna som inte gjordes av olika skäl.

Det kan vara av tidsskäl, ekonomiska skäl eller prioriteringsskäl som exempelvis en del aktiviteter inte blivit av eller så kan det vara andra saker som styrelsen stött på under året.

Oavsett vad, bör det i den mån det är möjligt redovisas, så att medlemmarna ges en chans att i demokratisk ordning kunna fråga och i förlängningen få en djupare inblick i föreningens verksamhet och styrelsens förvaltning av den.

Kort sagt kan man säga att en verksamhetsberättelse bör spegla årets verksamhetsplan och därmed ta upp alla de punkter som finns där.

Först då blir den levande, tydlig och inte minst ett roligt ”kvitto” att skriva utifrån det nedlagda arbetet.